Laut Artikel 42, Absatz 1 des Mehrwertsteuergesetzes kann man in Polen eine innergemeinschaftliche Lieferung mit dem Mehrwertsteuersatz von 0% abrechnen, wenn man drei Bedienungen ausfüllt:
- Der Zahler hat die Ware an einen Kunden geliefert, der über eine richtige und gültige Mehrwertsteuer-Nummer für Zwecke des innergemeinschaftlichen Handels verfügt. Diese Nummer muss von einem Staat der Europäischen Union ausgestellt werden und muss einen zweistelligen Code beinhaltet, der typisch für die Mehrwertsteuer ist. Der Einkäufer muss diese Mehrwertsteuer-Nummer dem Lieferanten weiterleiten.
- Der Zahler verfügt, bevor er die JPK-Erklärung für den laufenden Monat ans Finanzamt meldet, über die Unterlagen, die bestätigen, dass die Ware geliefert wurde.
- Der Zahler wurde im polnischen Register für EU-Geschäfte als EU-Zahler registriert.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die innergemeinschaftliche Lieferung in Polen zu dokumentieren: entweder machen Sie das entsprechend der europäischen oder polnischen/heimischen Vorschriften.
Wenn Sie eine Lieferung laut europäischen Vorschriften dokumentieren möchten, dann muss der Verkäufer über eine der beiden folgenden Unterlagen verfügen:
- mindestens zwei Unterlage aus Gruppe A, oder
- beliebige Unterlage aus Gruppe A und zweite beliebige Unterlage aus Gruppe B.
Zur Gruppe A gehören Unterlagen, wie:
- Lieferschein (so genannte CMR-Unterlagen)
- Konnossement
- Rechnung für die Luft- oder LKW-Beförderung
Die Gruppe B beinhaltet Unterlagen, wie:
- Versicherungspolice für die Lieferung, oder Zahlungsbestätigung für die Warenbeförderung.
- Bescheinigungen, die vom Staat verlangt werden, wie z.B. Notarbestätigung, dass die Ware in den europäischen Staat eingegangen ist.
- Bestätigung von der Lagerfirma, dass die Ware eingegangen ist und im Lagerhaus lagert.
Wichtig ist, dass sich die Unterlagen nicht Gegenseitigkeiten bestätigen. Sie müssen von zwei unabhängigen Parteien stammen.
Wenn die Lieferung vom Kunden organisiert wurde, muss der Verkäufer über eine schriftliche Erklärung des Erwerbers verfügen. In dieser Erklärung sollte stehen, dass die Ware vom Einkäufer oder von seinem Vertreter an Ort und Stelle transportiert wurde. Die Erklärung muss dem Verkäufer bis zum 10. Tag des nächsten Monats zur Verfügung gestellt werden.
Als unabhängige Parteien betrachtet man Parteien, zu denen keine Familien-, Personal-, Verwaltungs-, Eigentums-, Mitgliedschafts-, Finanz- oder Rechtsverbindungen besteht.
Wie vorher erwähnt, dürfen die Verkäufer die innergemeinschaftliche Lieferung auf Grund von polnischen/heimischen Vorschriften bestätigen. Dazu braucht man:
- Lieferscheine, die gleichzeitig bestätigen, dass die Ware an Ort und Stelle geliefert wurde.
- genaue Auflistung von Waren (Warenspezifikation).
Wenn die Ware direkt vom Verkäufer oder Einkäufer transportiert wurde, braucht der Verkäufer, neben den oben beschrieben Unterlagen, ebenfalls die folgenden, die beinhalten:
- genaue Anschrift der Lieferung
- Auflistung und Zahl der Waren
- Bestätigen des Empfängers in anderem EU-Staat, dass die Ware erhalten wurde
- Transportart und Kennzahlen des LKWs oder die Flugnummer
In polnischen Regelungen gelten auch so genannte ergänzende Unterlagen, die die innergemeinschaftliche Lieferung bestätigen. Wenn der Verkäufer Problem hat, die oben beschriebenen Unterlagen zusammenzustellen, darf er folgende Unterlagen sammeln und aufbewahren:
- Handelskorrespondenz mit seinem Kooperationspartner
- Versicherungspolice oder Beförderungskosten
- Zahlungsbestätigung für die Ware
- Bestätigung des Warenempfängers (diese Unterlage kann in Form einer Erklärung des Einkäufers sein)
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